Colokial -
cumplimiento
Fiscal para tu ERP
en América Latina.

La información exógena es el conjunto de datos de operaciones realizadas con terceros (clientes, usuarios, proveedores) que las personas naturales y jurídicas deben entregar a la DIAN de forma periódica. Incluye operaciones de compra, venta, retenciones practicadas y recibidas. La DIAN define cada año qué contribuyentes están obligados mediante resolución. El reporte debe hacerse en formato XML con los formatos específicos que define la DIAN, y errores u omisiones pueden generar sanciones económicas significativas.

El Documento Soporte se utiliza para acreditar la compra de bienes y/o servicios a proveedores o terceros que, por su condición fiscal, no están obligados a expedir una factura de venta. Deben emitirlo todos los compradores de bienes y/o servicios que sean sujetos de responsabilidades fiscales en Colombia. Según la Resolución No. 000042 de 2020 expedida por la DIAN, y conforme a la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, los facturadores electrónicos deben generarlo y transmitirlo electrónicamente. Esta obligación tiene carácter exigible desde el 1 de julio de 2021.

Según la Resolución No. 00042 de 2020, el Documento Soporte debe: (1) Estar denominado expresamente como "documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar". (2) Tener la fecha de la operación correspondiente a la fecha de generación. (3) Contener nombre/razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio. (4) Contener nombre/razón social y NIT del adquiriente. (5) Llevar numeración consecutiva con rango y vigencia autorizada por la DIAN. (6) Tener descripción específica del bien o servicio. (7) Detallar el valor total de la operación. Colokial gestiona automáticamente todos estos requisitos.

Colokial se conecta con Oracle On-Premise versión 12.1.3+ y Oracle Fusion Cloud versión 13+. Para la Facturación Electrónica, la capa media de Colokial se integra con los operadores tecnológicos autorizados F&M Technology, Carvajal, Saphety y GoSocket. La arquitectura de Colokial incluye conectores y una capa media adaptable diseñada para integrarse con cualquier ERP y cualquier operador tecnológico autorizado de Facturación Electrónica. Para integraciones con otros ERPs, contáctenos para evaluar la factibilidad.

Los Medios Magnéticos Nacionales son reportes de información exógena que se presentan ante la DIAN a nivel nacional. Los Medios Magnéticos Distritales, en cambio, son reportes que las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y sociedades de hecho deben presentar ante las Secretarías de Hacienda de los municipios donde operan. Cada ciudad tiene sus propios formatos y resoluciones técnicas. Colokial cubre Bogotá, Medellín, Cali y otros 16+ municipios, cada uno con sus formatos específicos (Artículos 1, 2, 3, 4, 6, 15 para Bogotá; Artículos 1, 2, 3 para Cali; Artículo 1 para Medellín, etc.).

Colokial realiza un proceso ETL (Extracción, Transformación y Cargue) para traer automáticamente los asientos contables desde el ERP. Luego, el módulo de Contabilidad de Terceros permite cargar el balance de comprobación del mismo libro para comparar automáticamente ambas fuentes cuenta por cuenta. El sistema detecta y reporta diferencias, permitiendo ingresar reclasificaciones y ajustes para que la contabilidad por tercero y el balance estén perfectamente alineados antes de generar cualquier reporte exógeno. Esta reconciliación es fundamental para garantizar la calidad de la información ante la DIAN.

Este es uno de los mayores valores de Colokial. Al ser una solución SaaS en la nube, las actualizaciones legales se incorporan automáticamente en la plataforma sin ningún costo adicional para el cliente. Cuando la DIAN emite nuevas resoluciones técnicas o modifica los formatos XML, el equipo de Colokial actualiza la plataforma y los formatos están disponibles en tu cuenta automáticamente. No hay procesos de actualización manual ni pagos por mantenimiento de cumplimiento legal.

Colokial ofrece suscripción modular: pagas solo por los módulos que tu organización necesita. Los módulos disponibles son: (1) Contabilidad de Terceros — base del sistema, procesa asientos y genera balance por terceros. (2) Medios Magnéticos Nacionales — genera los XML para la DIAN. (3) Medios Magnéticos Distritales — formatos para las Secretarías de Hacienda municipales. (4) Documento Soporte Electrónico — para compras a no obligados a facturar. (5) Facturación Electrónica — conexión automática con operadores tecnológicos. La suscripción incluye soporte técnico y actualizaciones legales sin costos adicionales.

Colokial cubre actualmente más de 19 ciudades: Bogotá D.C., Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Cúcuta, Ibagué, Villavicencio, Valledupar, Armenia, Arauca, Barrancabermeja, Chía, Duitama, Facatativá, Tunja, Yopal, Floridablanca y Soledad. Para las principales ciudades (Bogotá, Cali, Medellín) se generan los formatos específicos requeridos por cada Secretaría de Hacienda. Para los demás municipios se generan los formatos de Municipales: Compras y Retenciones, Ingresos y Retenciones, e Ingresos, Retenciones y Autorretenciones.

Sí. Colokial opera sobre una infraestructura en la nube robusta y segura, diseñada para garantizar la confidencialidad y disponibilidad de la información fiscal de tu empresa. La solución ofrece disponibilidad 24x7, acceso desde cualquier dispositivo, y cumple con estándares de seguridad para proteger datos sensibles como NITs de terceros, transacciones comerciales y balances contables. El acceso está controlado por roles y permisos, y toda la información se almacena con cifrado. Puedes acceder a los Documentos Soporte almacenados en cualquier momento que tu organización o un tercero los requieran.